e-SignBox Akıllı IK ve e-Bordro
IK Personel Portalı Uygulaması
Genel Bakış
Ülkemizde faaliyet gösteren firmaların mevzuat gereği İnsan Kaynakları yönetim süreçlerinin içinde bulunması ve yürütülmesi gereken tüm kağıt ve evrak yükünden kurtularak, yasal geçerliliğe dayalı ve tamamen dijital ortamda;
- e-Bordro Belgesinin Oluşturulmasını,
- Personele Gönderilmesini,
- Personele Teslim Edilmesini,
- Personel Tarafından Görüntülenmesini,
- Personel İçin Uygunsa İmza/Onaylanmasını,
- Personel İçin Uygun Değilse İtiraz Edebilmesini,
- Yasal Geçerli Olarak Saklanabilmesini,
- Firma ve Personel Tarafından Erişilebilmesini,
sağlayan ve İK süreci içerisinde ki tüm gerekli dokümanları uçtan uca yönetebilmenizi sağlayan "Yasal Geçerli" Dijital İK çözümüdür. Dokümanın oluşturulup, saklanmasına kadar ki tüm süreçlerde dokümanın değişmezliği, teslimi, görüntülenmesi, onaylanması ve saklanması yasal geçerli teknolojiler ile kayıt ve koruma altında tutulur. Olası bir işveren ve işçi anlaşmazlığında mahkemede delil olarak kullanılabilir.
Akıllı HR® İK Kullanım Alanları ?
İK süreci içerisinde ki iş görüşmesi aşamasından başlayarak, kvkk, özlük evrakları, iş sözleşmesi, bordro, e-bordro, izin, mesai, avans, prim, ihbar, ihtar, performans değerlendirme, eğitim v.b. tüm ik dokümanlarının dijital olarak oluşturulması, dijital ortamda personele iletilmesi, dijital ortamdan personelin erişebilmesi, dijital ortamdan personelin onay/imza veya itiraz edebilmesini sağlayan, sonrasında bu dokümanları dijital ortamda yasal geçerli olarak saklamanızı sağlayan bir çözümdür. Akıllı HR ile İK süreci içerisinde ki aşağıda ki tüm evrak işlemlerinizi dijital ortamda ve kağıda gerek olmadan dijital ortamda gerçekleştirebilirsiniz.
- İş Görüşmesi , KVKK, Özlük Dosyası, İş Sözleşmesi
- e-Bordro, İzin, Mesai, Prim, Avans, Masraf, Zimmet
- İhbar, İhtar, Savunma Dilekçesi
- Performans Değerlendirme
- Atama, Görevlendirme Yazıları
- Banka Kredisi için Maaş Yazısı veya Bordro
- Yasal Geçerli Dijital Arşiv
- Karekod / QR Kod ile Dokümanlara erişim özelliği
- Karekod / QR Kod ile Doğrulama özelliği
- DİĞER Doküman, Form ve Dilekçeler
Akıllı HR® Teknolojileri Nelerdir?
Akıllı HR ürünü içerisinde ki yasal geçerli dijital dönüşüm teknolojileri ile Yasal Geçerli DİJİTAL İK süreçlerinizi mevzuata uygun bir şekilde yönetebilirsiniz. Akıllı HR içerisinde aşağıda belirtilmiş olan tüm yasal geçerli dijital dönüşüm teknolojileri bulunmakta olup, tüm teknolojiler Akıllı HR ürünü içerisinde firma ve personelinin kullanımına sunulmaktadır. Firma kendisi ve personeli için en uygun gördüğü teknolojiyi veya hepsini birden kullanabilir ve kullandırabilir.
- Elektronik İmza (E-imza)
- Mobil İmza (M-imza)
- Zaman Damgası (ZD)
- SMS/OTP
- SMS/OTP + ZD
- ForensicLog
- İmza Uygunluk Beyanı
- QR Kod / Karekod
- Elektronik Posta (E-Posta)
- Self Servis İK PORTALI (OnBoarding)
- Akıllı HR :: Web Servis Api
Akıllı HR® Faydaları Nelerdir ?
- İK sürecinin uçtan uca dijital ortamda ve yasal geçerli olarak yapmanızı sağlar.
- İK sürecinin kağıt evrak karmaşası, operasyon süreleri ve operasyon maliyetlerini minimumuma indirerek Operasyonel Verimlilik artışı sağlar.
- Personel kendisine cevap/onay verebilme, itiraz edebilme ve ihtiyaç duyduğunda evraklarına erişebilme hakkı sunulması sayesinde şirketine olan güveni ve bağlılığı artar.
- Kağıt evrakların fiziki olarak saklanma zorunluluğu ve yüksek saklama maliyetlerinin sıfırlanmasını sağlar.
- Örnek : 100 Çalışanı olan bir firma İK evraklarını (Personel Başına 100 Sayfa Evrak) Fiziki Arşiv hizmeti veren kurumlarda saklamak için 10.000 Sayfa evrak için 10 yılda toplam 96.000 TL + KDV ücret ödemektedir. Bu ücreti aylık ödediği için farkına varamadığı detay personel başına 960 TL + KDV saklama ücreti ödediğidir.
Akıllı HR (IK e-Bordrolama ve IK Formları)
Akıllı HR - Genel Tanıtım
Akıllı HR Uygulaması "Yasal Geçerli Dijital İK - Süreç ve Belge Yönetimi Çözümüdür". Firmaların kanun / mevzuat gereğince İnsan Kaynakları süreçleri içerisinde düzenlemesi, imzalaması, teslim etmesi, imzalatması ve saklaması gereken tüm evrakları hiç kağıt evrak kullanmadan , tamamen dijital ortamda ve dijital belge olarak aynı yasal geçerlilik ile dijital olarak da yapılabilmesini sağlar.
İK Sürecindeki Tüm Belgelerin;
- Oluşturulmasını,
- Personele Gönderilmesini,
- Personele Teslim Edilmesini,
- Personel Tarafından Görüntülenmesini,
- Personel İçin Uygunsa İmza/Onaylanmasını,
- Personel İçin Uygun Değilse İtiraz Edebilmesini,
- Yasal Geçerli Olarak Saklanabilmesini,
- Firma ve Personel Tarafından Erişilebilmesini
- ÇİFT YÖNLÜ ETKİLEŞİMLİ OLARAK KULLANILABİLMESİNİ
a1. Firmadan > Personele
a2. Personelden > Firmaya karşılıklı etkileşimli olarak işlemler yapılabilmesini sağlar.
Akıllı HR - Tüm İK Belge İşlemleri İçin Kullanılabilir
Akıllı HR, İK süreci içerisinde ki tüm belgeleri uçtan uca ve dijital ortamda yönetebilmenizi sağlar. Belgenin oluşturulma aşamasından başlayarak, teslim edilmesi, imzalanması ve saklanması aşamasına kadar ki tüm süreçlerde dokümanın değişmezliği, teslimi, görüntülenmesi, onaylanması, imzalanması ve saklanmasını yasal geçerli teknolojiler ile kayıt ve koruma altında tutar. Yapılan işlemler, tutulan kayıtlar olası bir işveren ve işçi anlaşmazlığında mahkemede delil olarak kullanılabilir yasal geçerliliktedir.
- CV, İş Görüşmesi, KVKK, İş Teklifi, İş Sözleşmesi, Özlük Belgeleri v.b.
- e-Bordro, İzin, Mesai, Prim, Avans, Masraf, Zimmet Formları v.b.
- Fesih, İhbar, İhtar, Savunma Dilekçesi v.b.
- Performans, Eğitim, İSG Formları v.b.
- Atama, Görevlendirme Yazıları v.b.
- Banka Kredisi için Maaş Yazısı / Bordro v.b.
- Yasal Geçerli Dijital Arşivde Saklama (Minumum 10 Yıl)
- DİĞER İK Dokümanları, Form ve Dilekçeler v.b.
Akıllı HR ile Dijital Özlük Belge İşlemleri
Akıllı HR ile Özlük İşlemleri ve Özlük Evraklarının tümü dijital belge olarak dijital ortamda ve yasal geçerli olarak yapılabilir.
Akıllı HR - Yasal Geçerli Teknolojileri
Akıllı HR ürünü içerisinde ki yasal geçerli dijital dönüşüm teknolojileri ile Yasal Geçerli DİJİTAL İK süreçlerinizi kanun / mevzuata uygun bir şekilde uçtan uca yönetebilirsiniz. Akıllı HR içerisinde, kanun / mevzuatta belirtilmiş olan tüm yasal geçerli dijital dönüşüm teknolojileri bulunmakta olup, tüm bu teknolojiler Akıllı HR ürünü içerisinde firma ve personellerinin kullanımına sunulmaktadır.
Akıllı HR - Yasal Geçerli Teknolojileri :
- Elektronik İmza (E-imza)
- Mobil İmza (M-imza)
- Zaman Damgası İmza (ZD)
- Dijital İmza / Biyometrik İmza
- Islak İmza (Teyit Edilebilen ve Doğrulanabilen)
- Akıllı İmza (Tübitak Zaman Damgası + SMS/OTP + ForensicLog)
- İmza Doğrulama ve Uygunluk Beyanı
- Hardware Secure Module (HSM)
- Kriptografik ve Blockchain Altyapısı
- QR Kod / Karekod
- Çift Yönlü İşlemler / Self Servis İK PORTALI (On Boarding)
- Akıllı HR / API (Mevcut Bordro ve/veya IK Uygulamalarınız ile Entegre Kullanabilirsiniz.)
Akıllı HR – Yasal Geçerlilik Hakkında
AKILLI HR, DİJİTAL İK SÜREÇLERİNDE YASAL GEÇERLİLİK KRİTERLERİNİ SAĞLAR ve MAHKEMELERDE Kİ İŞÇİ - İŞVEREN DAVALARINDA ARANAN TÜM GEÇERLİLİK KRİTERLERİNİN 12 de 12 sini KARŞILAR.
1. İşveren, Kağıt ve Islak imza ile yapmakta olduğu işlemleri BASİRETLİ İŞ ADAMINDAN beklenen kriterlere uygun olarak ister ise dijital ortamda da yapabilir.
2. HUKUKUN EŞİTLİK İLKESİNE uygun olarak, işveren ve işçinin kullandığı sistem ÇİFT YÖNLÜ olarak çalışmalıdır.
3. İşçi, belgenin içeriğini kabul etmiyorsa ve İTİRAZ edecek ise kullandırılan sistem buna başkaca bir araca ihtiyaç duymadan İTİRAZA İZİN vermelidir.
4. İşçi, kendisine işveren tarafından gönderilen belgeyi imzaladığında veya itiraz ettiğinde, söz konusu belge için DELİL EDİNME HAKKINI kullanabilmelidir.
5. İşçi, imzalayacağı veya itiraz edeceği belgeyi GÖRDÜĞÜ HALİ ile imzalayabilmelidir.
6. İşçi, İmzaladığı veya İtiraz ettiği belgeyi ve BELGE ÜZERİNDE ki İMZA veya İTİRAZINI GÖREBİLMELİDİR.
7. Tarafların İMZASI veya İTİRAZI sadece ve sadece belge üzerinde olmalıdır. LOG veya VERİ TABANINDA imza, onay veya itiraz OLMAZ.
8. İmza/itiraz edilen belge ve belge üzerinde ki imza / itiraz BAŞKACA BİR ARACA ihtiyaç duymadan görülebilmelidir.
9. İşçi ve işveren için imzalanmış veya itiraz edilmiş BELGENİN VE İÇERİĞİNİN DEĞİŞMEZLİĞİ GARANTİ ALTINDA OLMALIDIR.
10. Taraflar için İMZA ATANLARIN KİMLİK DORULAMASI VE İSPATI MÜMKÜN OLMALIDIR.
11. İşçinin kendisinin belirleyebileceği ve SADECE KENDİSİNİN SAHİP OLDUĞU VE BİLDİĞİ - EK GÜVENLİK (kullanıcı adı, parola v.b.) olmalıdır.
12. Kullanılan Dijital İK sisteminin 3.TARAF ŞAHİDİ ve devletin yetki verdiği kurumlarda AYRICA İŞLEM KAYDI da bulunmalıdır.
Akıllı HR – Kurulum ve Kullanım :
Akıllı HR yazılımı müşterinin sunucusuna kurulur ve müşterinin sunucusundan çalışır. Tüm bilgi ve belgeler müşterinin kendi sunucusunda bulunur. KVKK ve Bilgi Güvenliği açısından en ideal çözümdür.
Akıllı HR yazılımı müşteriye hem hazır çözüm hemde API olarak sunulur. Müşteri istediğini kullanabilir veya ikisini birden de kullanabilir.
Akıllı HR ; bilgisayar, tablet, kiosk ve cep telefonu ile erişim sağlanarak kullanıcı dostu arayüzleri ile kolayca kullanılabilmektedir.
Akıllı HR - Hazır Uygulama ; Firma ve çalışanlar web tabanlı uygulama arayüzü üzerinden uygulamaya erişerek uygulamayı tüm özellikleri ile beraber kullanabilirler.
Akıllı HR - Web Arayüzünden Kullanım
Akıllı HR - Cep Telefonundan Kullanım :
Akıllı HR – Entegrasyon - API Hakkında :
Akıllı HR – API ile müşteriler mevcut kullanmakta oldukları Bordro, İK Yazılımı, Portal, Bpm, Mobil Uygulama v.b. diğer uygulamalarına Akıllı HR’da ki tüm yasal geçerli teknolojileri kolayca entegre edebilirler. Böylece mevcut uygulamalarında eksik kalan yasal geçerliliği Akıllı HR – API vasıtasıyla sağlamış olurlar ve kendi alıştıkları uygulamadan da Akıllı HR da ki aynı yasal geçerliliği sağlamış olurlar.
Akıllı HR – Fiyatlama Modelleri :
• Yıllık Kiralama Modeli
Bu modelde müşterinin personel sayısına göre yıllık fiyatlandırma yapılır. Tüm evrak işlemleri limitsiz adet olarak yapılabilmektedir.
• Lisans Modeli
Bu modelde müşterinin personel sayısına göre ömür boyu lisans fiyatlandırması yapılır. Tüm evrak işlemleri limitsiz adet olarak yapılabilmektedir.
• Kontör – Kullanacağın Kadar Öde Modeli
Bu modelde müşterinin personel sayısı ile ilgili bir kısıtlama yoktur. Atılan her bir imza 1 kontör olarak belirlenmiştir.
Akıllı HR Faydaları :
• İK sürecinde ki tüm evrak işlemlerini dijital ortamda ve yasal geçerli olarak yapmanızı sağlar.
• İK sürecinde ki kağıt evrakları ortadan kaldırarak Operasyonel Verimlilik artışı sağlar.
• Kağıt evrakların fiziki olarak saklama zorunluluğu ve saklama maliyetlerinin sıfırlanmasını sağlar.
• Personel kendisine cevap/onay verebilme, itiraz edebilme ve ihtiyaç duyduğunda evraklarına erişebilme hakkı sunulması sayesinde şirketine olan güveni ve bağlılığı artar.
• Doğaya ve çevreye zarar vermeden tüm işlemlerin dijital ortamdan yapılabilmesini sağlar.
e-Bordro İmzalama ve Dağıtım Çözümleri Karşılaştırması
| Akıllı HR e-Bordro İmzalama Çözümü | KEP İle Yapılan e-Bordro Bildirimi | Diğer e-Bordro İmzalama Çözümleri | |
|---|---|---|---|
| Firma İmzası | |||
| e-Bordro Bütünleşik PAdES E-İmza* | ✔ | ✔ | |
| e-Bordro Bütünleşik PAdES Mobil İmza* | ✔ | ||
| e-Bordro Bütünleşik PAdES NZD İmza* | ✔ | ||
| (EU Bölgesi) Bordro Bütünleşik için PAdES EIDAS ZD İmza** | ✔ | ||
| Doğrulanabilir QR Code | ✔ | ||
| e-Bordro Ayrık Zaman damgası (Log kayıdı) | ✔ | ||
|
* 5070 sayılı elektonik imza kanununa uygun BTK Tarafından yetkilendirilmiş ESHS'ler tarafından sağlanan e-imza, mobil imza ve zaman damgası ile işlem yapılmaktadır. PAdES formatı ayrıntıları için tıklayınız |
|||
| Personel Onay İmzası | |||
| e-Bordro Bütünleşik PAdES Mobil İmza* | ✔ | ||
| e-Bordro Bütünleşik PAdES E-İmza* | ✔ | ||
| e-Bordro Bütünleşik PAdES NZD İmza* | ✔ | ||
| (EU Bölgesi) Bordro Bütünleşik için PAdES EIDAS ZD İmza** | ✔ | ||
| Doğrulanabilir QR Code | ✔ | ||
| e-Bordro Ayrık Zaman damgası (Log kayıdı) | ✔ | ||
|
* 5070 sayılı elektonik imza kanununa uygun BTK Tarafından yetkilendirilmiş ESHS'ler tarafından sağlanan e-imza, mobil imza ve zaman damgası ile işlem yapılmaktadır. PAdES formatı ayrıntıları için tıklayınız |
|||
| Personel İtiraz İmzası | |||
| e-Bordro Bütünleşik PAdES Mobil İmza* | ✔ | ||
| e-Bordro Bütünleşik PAdES E-İmza* | ✔ | ||
| e-Bordro Bütünleşik PAdES NZD İmza* | ✔ | ||
| (EU Bölgesi) Bordro Bütünleşik için PAdES EIDAS ZD İmza** | ✔ | ||
| Doğrulanabilir QR Code | ✔ | ||
| e-Bordro Ayrık Zaman damgası (Log kayıdı) | ✔ | ||
|
* 5070 sayılı elektonik imza kanununa uygun BTK Tarafından yetkilendirilmiş ESHS'ler tarafından sağlanan e-imza, mobil imza ve zaman damgası ile işlem yapılmaktadır. PAdES formatı ayrıntıları için tıklayınız |
|||
| Bildirim Yöntemi | |||
| KEP ile | ✔ | ✔ | |
| SMS ile | ✔ | ✔ | ✔ |
| Eposta ile | ✔ | ✔ | ✔ |
| OTP Yöntemi | |||
| Random Generated OTP | ✔ | ✔ | ✔ |
| Time-Based OTP | ✔ | ||
| Her Personel için Key Based OTP | ✔ | ||
| Microsoft Authenticator | ✔ | ||
| Google Authenticator | ✔ | ||
| FortiToken | ✔ | ||
| Diğer İşlevler | |||
| e-Bordro/Bildirim/Talep Ayrıntılı Raporla | ✔ | ||
| e-Bordro/Bildirim/Talep İtiraz | ✔ | ✔ | ✔ |
| Tek Kullanımlık Bordro Linki | ✔ | ||
| Özlük İşlemleri | ✔ | ✔ | |
| Özlük KVKK İmha Süreci | ✔ | ||
| İmza Süreç Yönetimi | ✔ | ||
| Personel Self Servis Portal | ✔ | ||
| Dinamik Form Yapısı | ✔ | ||
| Yıllık İzin | ✔ | ✔ | |
| Form Market | ✔ | ||
| İşlevsel Özellikler | |||
| Sınırsız IK Kullanıcısı Tanımlama | ✔ | ||
| Sınırsız Firma Tanımlama | ✔ | ||
| Her Firma İçin Alt AlanAdı Tanımlayabilme | ✔ | ||
| Bildirim Geçerlilik Süresi | ✔ | ||
| İtiraz Edilebilirlik Süresi | ✔ | ||
| Uygulama API Desteği | ✔ | ||
| Bağımsız İmza API Desteği | ✔ | ||
| Özelleştirilebilir Açık Arayüz | ✔ | ||
| Teknik Özellikler | |||
| onPrem Kurulum | ✔ | ||
| Windows Server Desteği | ✔ | ||
| Linux Server Desteği | ✔ | ||
| Domain Tanımala | ✔ | ||
| AD ve LDAP Desteği | ✔ | ||
| Cluster Support | ✔ | ||
| Audit Log | ✔ | ||
| System Log | ✔ | ||
| Dosya Şifreleme | ✔ | ||
İmzalama Araçları Teknoloji ve Yasal Geçerlilik Karşılaştırması
| e-Bordro Bütünleşik PAdES E-İmza, PAdES Mobil İmza ve PAdES NZD İmzalama * |
Nitelikli Zaman Damgası ile İmzalama/Damgalama (Tübitak KAMUSM ve diğer ESHS'lerin sağladığı Nitelikli Zaman Damgaları) |
|
|---|---|---|
| 5070 Sayılı elektronik imza kanununa uygun bütünleşik dosya imzalama | ✔ | ✖ |
| Avrupa Birliği Elektronik İmza EIDAS uygulama ETSI TS 102 778-1 standartlarına tam uyumluluk | ✔ | ✖ |
| İmza Bilgisinin Teyit Edilebilmesi | ✔ | ✖ |
| İmzacı Bilgisinin İmza Üzerinden Alınabilmesi | ✔ | ✖ |
| Belgenin Değiştirilemezliğinin Garantisi | ✔ | ✖ |
| Belge üzerinde Tahrifat / Değiştirilmesi halinde Uyarı | ✔ | ✖ |
| Belge Üzerinde Okunabilir İmza Görseli | ✔ | ✖ |
| Belge Üzerinde QR Kod ile Erişim | ✔ | ✖ |
| İmza Görseli ve İmzacının İmzasının Eşleştirilebilmesi | ✔ | ✖ |
| İmza e-Bordro içine gömülü | ✔ | ✖ |
| İmza dosyadan ayrı olarak saklanır | ✖ | ✔ |
| Loglama İşlemi için kullanılır | ✖ | ✔ |
|
* 5070 sayılı elektonik imza kanununa uygun BTK Tarafından yetkilendirilmiş ESHS'ler tarafından sağlanan e-imza, mobil imza ve zaman damgası ile işlem yapılmaktadır. |
||